ايميل تأكيد حضور اجتماع بالانجليزي
ايميل تأكيد حضور اجتماع بالانجليزي يُساعد كثير من الأشخاص على التمكن من إرسال إيميل بطريقة احترافية، ذلك أنه في كثير من الأحيان عندما تتلقى دعوة لحضور اجتماع ما، فإن المُرسِل يطلب تأكيدًا كتابيًا لحضور الاجتماع، الأمر الذي يتطلب ردًا من متلقي الرسالة، وحتى إذا لم يَرِد في الإيميل طلبًا لتأكيد الحضور، يُفضّل القيام بذلك على أي حال، وعبر موقع صُناع المال نوافيكم بنماذج تُبين ذلك.
ايميل تأكيد حضور اجتماع بالإنجليزي
عندك كتابة إيميل باللغة الإنجليزية، لاسيما لتأكيد حضور اجتماع ما ينبغي ألا يخلو من ثلاث أمور أساسية، هي:
- شُكر للشخص على دعوته.
- الإعلان عن حضورك بوضوح.
- اسأل عما إن كان هناك أمر يجب تحضيره قبل الاجتماع.
توجد كثير من نموذج لإيميل تأكيد حضور اجتماع بالإنجليزي يوضح تلك الأمور، منها:
1- النموذج الأول
Subject: Confirmation of my participation in the meeting of [date]
Dear,
I thank you for your invitation to the meeting on [purpose of the meeting] and gladly confirm my presence on [date] at [time].
Please let me know if there are any items to prepare for this meeting. I remain at your disposal for any further information on this subject.
Sincerely,
[Signature]
الموضوع: تأكيد مشاركتي في اجتماع [التاريخ]
عزيزي ….
أشكرك على دعوتك لي إلى الاجتماع في [غرض الاجتماع] وأؤكد بكل سرور حضوري في [التاريخ] في [الوقت].
يرجى إعلامي إذا كان هناك أي بنود للتحضير لهذا الاجتماع. ما زلت تحت تصرفكم للحصول على أي معلومات أخرى حول هذا الموضوع.
بإخلاص،
[إمضاء]
2- النموذج الثاني
Subject: Confirmation of my attendance at the (date) meeting.
Dear, ….
I thank you very cordially for inviting me to attend a meeting (the purpose of the meeting). I assure you of my presence at the appointed time and place.
I expect to meet you.
[Signature].
الموضوع: تأكيد حضوري في اجتماع (التاريخ).
عزيزي، …..
بكامل الود أشكرك على دعوتي لي لحضور اجتماع (غرض الاجتماع)، أُكِّد لك حضوري في الموعد والمكان المحدد،
أتتوّقع إلى لقائكم..
(إمضاء).
3- النموذج الثالث
الموضوع: تأكيد حضوري في اجتماع (التاريخ).
عزيزي، …..
شكراً لتواصلكم معي ودعوتي لحضور الاجتماع لأجل (غرض الاجتماع). أريد أن أؤكد حضوري بكل سرور في (التاريخ) في (الوقت).
أخبرني إن كان هناك أمر يُمكن فعله قبل الاجتماع.
مع كامل تحياتي..
(إمضاء).
Subject: Confirmation of my attendance at the (date) meeting.
Dear, ….
Thank you for contacting me and inviting me to attend the meeting for (the purpose of the meeting). I would like to gladly confirm my attendance at (date) at (time). Tell me if there’s anything I can do before the meeting.
With all my regards.
(signature).
اقرأ أيضًا: نموذج تقديم نفسك بالعربية في مقابلة عمل
كيفية كتابة إيميل تأكيد الحضور بالإنجليزية
إن كتابة الرسائل وجدولة المواعيد عبر البريد الإلكتروني من الأمور المثمرة للغاية، والتي توفر الوقت وتساعد كلا الأطراف على تنظيم وتنسيق المواعيد التي تُلاءم الجميع، وفي وقت قصير.
علاوة على ذلك.. فإن الرد على إيميل تأكيد حضور اجتماع بالإنجليزي من الأمور السهلة، التي يُمكن القيام بها باحترافية ما إن قام الشخص باتباع عدة أمور:
1- سطر الموضوع
فعندما تتلقى إحدى رسائل البريد الإلكتروني ينبغي تحديث وضبط سطر الموضوع، فإن ذلك يسهل على المستلم التنبيه لردك، لا سيما إن كانت الرسالة مطولة، ولم يكن الموضوع الأساسي يرتبط بالموعد، فإن القيام بضبط سطر الموضوع يفيد حينها.
لذا قم دائمًا بتضمين إشارة إلى الدعوة أو الحجز أو الاجتماع أو حتى الموعد الذي تؤكده في الرسالة، من أمثلة ذلك:
- تأكيد اجتماع (……) مع ذكر الوقت والمكان والتاريخ.
- تم شحن (…….).
- تأكيد مقابلة (المسمى الوظيفي)، وذكر الوقت والتاريخ.
- تأكيد موعد (……).
2- مخاطبة المستلم
ذلك أنه من الأمور الهامة التي تُراعى لا سيما عند كتابة ايميل تأكيد حضور اجتماع بالإنجليزي، فإنه يساعد في التأكيد على وصول الرسالة للشخص الصحيح، لذا يبدأ الشخص بإلقاء التحية الرسمية، من ثم يذكر اسم المستلم للخطاب.
ذلك بأن تقول: عزيزي فلان، كما يمكن الرجوع إلى توقيعهم في الرسائل السابقة لتحديد الاسم بشكل دقيق.
3- أعترف ببيانهم
- من الضروري أن يذكر المرسل أنه قرأ رسائلهم وعلِم ببيانهم، ونحوها من أمور، أي لا بُد على الشخص أن يٌقرّ بالاتصالات السابقة بينه وبين المستلم.
- من الأمور اللائقة أن يشير الشخص خلال حديثه إلى أمر قاله الطرف الآخر في بريده السابق.
- من أمثلة ذلك: أشكركم على تلك الفرصة، هذه الدعوة، ونحوها من ألفاظ.
4- ذكر الموعد في الرسالة
يجب ذِكر الموعد والتاريخ في الرسالة، هذا الأمر يعطي فرصة للمستقبل بتصحيح تلك المعلومات إن كانت خاطئة، مما يعين على إتمام الاجتماع دون حدوث أي خلل أو لبس، من أمثلة ذلك:
- شكرًا لك على دعوتي لحضور اجتماع (موضوع الاجتماع) في (التاريخ). أستطيع أن أؤكد أنني سأحضر الاجتماع.
- أستطيع أن أؤكد أنني تلقيت طلب لحضور الاجتماع الخاص بك. التاريخ والوقت مناسبان، وقد أضفتهما إلى دفتر يومياتي.
علاوة على ذلك.. فإنه ينبغي على الشخص بعد تأكيد الموعد الرجوع إلى الموضوع الأساسي، من خلال ذكر المقابلة، وما الذي تخطط لمناقشته.
5- تقديم معلومات التواصل معك
برغم كون المستلم لديه بالفعل بريدك الإلكتروني، إلا أنه في نهاية الرد يفضل تضمينه ببعض المعلومات الشخصية مثل رقم الهاتف، أو أي طريقة للتواصل معك.
إن ذلك يساعد على التواصل معك بسرعة في حال تم حدوث أي تغيير في الموعد أو مكان الاجتماع، وغيرها من أمور، من ثم يمكنهم الاتصال بك سريعًا وتزويدك بالمعلومات الدقيقة.
6- أطلب ردًا على رسالتك
من أهم الأمور التي تُراعى عند كتابة ايميل تأكيد حضور اجتماع بالإنجليزي، فإذا كنت ترغب في العلم بأية تفاصيل أو معلومات حول موضوع الرسالة، مثل تأكيد تفاصيل موعدك، ونحوها.
يجب أن تقوم بذلك بصيغة واضحة وبطريقة مباشرة، ليتمكن الطرف الآخر من الرد سريعًا وتزويدك بالمعلومات التي تريد.
من أمثلة ذلك: يناسبني الحضور يوم (…..) في الساعة (…..)، إذ كان الموعد مناسبًا لديك، يرجى إعلامي بذلك.
7- إنهِ البريد الإلكتروني جيدًا
ذلك من خلال ذكر مدى تطلعك إلى المقابلة، أو مدى حماسك وسعادتك بها، ويمكن الاستعانة ببعض العبارات مثل:
- أتطلع بشدة إلى هذا الاجتماع.
- أتتوّق إلى المقابلة.
- أتطلع إلى الحديث معك في مقابلتنا.
8- التدقيق اللغوي
كتابة ايميل تأكيد حضور اجتماع بالإنجليزي ليس بالأمر المعقد، إلا أنه قبل إرسال الرسالة، يجب التأكد من كون الخطاب مكتوبًا بطريقة صحيحة، دون وجود أي أخطاء لُغوية، هذا الأمر ضروري لأجل إرسال إيميل بطريقة احترافية.
كما يجب الاهتمام بالأمور النحوية، ذلك أن إرسال رسالة خالية من الأخطاء يُبين للطرف الآخر مدى اهتمامك بالتفاصيل، وإذا لم تتمكن من التثبت من الأمر، يمكنك الاستعانة بصديق للتأكد من عدم وجود أخطاء.
اقرأ أيضًا: نموذج شكوى ضد موظف
إيميل تأكيد الإجتماع بالانجليزي
إن إرسال رسائل عبر البريد الإلكتروني للتأكيد على حاضري الاجتماع حضوره يختلف تمامًا عن إيميل تأكيد الحضور، إذ إنه يحتوي على كثير من التفاصيل الخاصة بالاجتماع، أهمها:
- ذكر اليوم والتاريخ.
- مكان الاجتماع.
- سبب الاجتماع، وموضوعه.
- طلب رد لتأكيد الحضور.
كما ينبغي للمرسل أن يختار العبارات الواضحة، ويكتب الخطاب بطريقة رسمية، وتوجد كثير من النماذج التي تبين ذلك، منها:
1- النموذج الأول
Good afternoon [Meeting Participant],
Just reaching out to confirm your meeting with……..) (on (…..…) , November 6th at (……..) ET. [Executive Name] will meet you at [Location Name]. Please let me know if this time and location are still convenient for you or if anything changes.
Kind regards,
[Your Name]
مساء الخير [مشارك في الاجتماع]..
تواصل فقط لتأكيد اجتماعك مع (……..) يوم (……)، 6 نوفمبر في الساعة (……) مساءً بالتوقيت الشرقي. [الاسم التنفيذي] سيلتقي بك في [اسم الموقع]. يُرجى إخباري إذا كان هذا الوقت والموقع لا يزالان مناسبين لك أو إذا أردت تغيير أي شيء.
مع أطيب التحيات..
[اسمك]
اقرأ أيضًا: نموذج خطاب شكر وتقدير للمدير العام وخطاب وداع للمدير
2- النموذج الثاني
Subject: Appointment Confirmation on [Date]
Dear [Name],
I appreciate the invitation to [Purpose of Appointment]. I confirm our appointment on [date] at [time] to discuss [topic]. I have the currently scheduled meeting location at [location].
If you would like to contact me to modify our appointment or change any of these details, please contact me at [phone number].
I look forward to meeting you on [date].
Sincerely.
[your name]
الموضوع: تأكيد الموعد في [التاريخ]
عزيزي [الاسم]،
أقدر الدعوة إلى [الغرض من التعيين]. أنا أؤكد موعدنا في [التاريخ] في [وقت] لمناقشة [الموضوع]. لدي مكان الاجتماع المجدول حاليًا في [الموقع]. إذا كنت تريد التواصل معي لتعديل موعدنا أو تغيير أي من تلك التفاصيل، يُرجى الاتصال بي على [رقم الهاتف]. أتطلع إلى لقائكم في [التاريخ].
مع خالص التقدير..
[اسمك]
من الضروري الاهتمام برسائل البريد الإلكتروني، والحرص على تضمينها كافة العناصر الهامة، علاوةً على الكتابة بصيغة احترافية ومراعاة القواعد اللغوية، فإن ذلك ينعكس بشكل إيجابي لدى الطرف الآخر.