العوامل التي تجعل بيئة العمل مناسبة
العوامل التي تجعل بيئة العمل مناسبة هي جزء من أجزاء تطوير العمل وزيادة الإنتاجية، وتعمل على تحسين حال الموظفين ونجاحهم وتحمل الضغوط اليومية فما هي أهمية بيئة العمل؟ وهل تختلف بيئة العمل باختلاف مدير العمل؟ وهو ما سوف نتعرف عليه عبر موقع صناع المال.
العوامل التي تجعل بيئة العمل مناسبة
أولاً: تنمية مهارات التواصل
التواصل بين المدير أو صاحب العمل وبين فريق عمله مهم حيث أن المقصود هنا هو التأكد من وضوح الرسالة المقصود إرسالها للموظف وتوضيحها ضمن فريق العمل حتى تتضح الرؤيا أمام الفريق.
التواصل عملية جماعية ليست فردية تحتاج إلى مرسل ومستقبل ورسالة، وفي حال اجتمعت تلك العناصر المهمة أصبح من السهل تطوير العمل من خلال التالي:
1- التغذية الراجعة وفهمها
النقد البناء هو جزء من تنمية الفريق وتطويره للأفضل، كما أنها من أهم العوامل التي تجعل بيئة العمل مناسبة.
حيث أن استمرار فعل الأخطاء بنفس النمط المتكرر دون القيام بأي خطوة هو طريق فشل المؤسسات.
طريقة التغذية الراجعة من أفضل الطرق التي تستخدم لمعرفة نواحي الضعف والقوة في المؤسسة، حيث تعمل على إصلاح نقاط الضعف وتعزيز نقاط القوة.
2- تعزيز ثقافة السؤال
طرح الأسئلة من فريق العمل إلى المدير هو جزء من سير العمل بطريقة احترافية خالية من الأخطاء، فكل شخص منهم يعرف ما عليه من واجبات وما له من حقوق في العمل.
الأسئلة التي تزعج بعض المديرين في العمل والتي يعتبرونها أسئلة تافهة أو يتم تجاهلها هي السبب الرئيسي الذي يمنع الموظف من سؤال المزيد منها، وبالتالي سوء حال العمل.
3- الإصغاء الفعال
الاستماع لمشاكل الموظفين بشكل دوري لمعرفة ما الصعوبات التي يواجهونها في العمل وحلها، فهي تعطي لفريق العمل شعور داخلي بأن تلك الشركة هي جزء من حياتهم وليس مجرد عدد ساعات يتقاضى عليها أجر وأنه قادر على تطويرها للأفضل.
4- كن قائدًا
هناك فرق كبير بين المدير وبين القائد في التصرفات والأعمال اليومية فلا تكن مدير يأمر وينهي.
كن قائد قادر على حل المشكلات تتمتع بمهارات قوة الشخصية واللطف تعمل على توضيح الرسالة بطريقة غير هجومية وهي من أبرز العوامل التي تجعل بيئة العمل مناسبة
ثانيًا: سياسة تدريب فريق العمل
التدريب مهم والتطوير من فريق العمل الفكري والعقلي والعملي في آنٍ واحد هي استراتيجية يتخذها بعض المديرين في شركاتهم من خلال:
- تطوير المهارات العملية بطريقة تدريجية تبدأ من الصفر باعتبار أن كل فرد في فريقك ليس لديه الخلفية الكافية وسوف تعلمه من البداية بمرور الوقت.
- تقديم الاستشارات الدورية للمحافظة على الفريق من تكرار الأخطاء وتحسين بيئة العمل بطريقة فعالة.
- توفير مراجع لكل الفريق يمكن الاستعانة بها عند الحاجة أو من أجل الثقافة العامة عن طبيعة العمل من خلال توفير النسخ الإلكترونية أو الورقية إذا كانت متاحة.
- وضع خطوط إرشادية أو ما يطلق عليها الخطوط العريضة في العمل من أجل توضيح واجبات كل فرد من الفريق واستخدام البرامج التي يمكن مساعدة المدير في ذلك.
- الاجتماعات الدورية بمواعيد ثابتة من أجل التعرف من الفريق على ما يواجههم من أحداث يومية في العمل وما يتعرضون له من صعوبات؛ لمحاولة مشاركة تجارب الغير والاستفادة منها.
- الدورات التدريبية في الشركات الأخرى أو في قطاعات متخصصة أو حتى لو كانت بين أفراد الشركة لرفع مهارات الفريق وتطوير قدراتهم.
ثالثًا: خلق بيئة عمل تفاعلية
التحفيز والتفاعل يأتي من بيئة العمل التي يستطيع بها المدير خلق جو من المرح بجانب العمل الجاد وليس من خلال ساعات العمل المتواصلة التي تعزل الفريق ولا تراعي احتياجات الفريق الاجتماعية من خلال:
- الابتعاد عن الجمود من خلال تخصيص مجموعة ترفيهية على مواقع التواصل الاجتماعي تتبادل بها النكات أو المعلومات تجعل الموظفين يشعرون بالمتعة.
- تقديم فترات للراحة للعمل على زيادة إنتاجية الفريق حيث أنه في حال عدم تقديمها يبدأ الموظفين بالشعور بالإرهاق والتعب الذهني والجسدي.
- الخصوصية بمعنى ترك حيز من الحرية للفريق دون تدخل من الإدارة؛ لفتح باب أمام الفريق للتعرف، وخلق جو بعيد عن الزمالة فقط.
- توفير مسابقات تحفيزية أو حوافز شهرية يمكن من خلالها تزيد من حماس الفريق، ودفعهم على التنافس فيما بينهم والابتعاد عن الملل.
رابعًا: اتباع أساليب العمل المرنة
يجب أن يكون العمل قادر على التكيف مع الظروف المحيطة بالمجتمع والحياة المعيشية للفريق بالإضافة إلى الاهتمام بمرونة قائد الفريق داخل المؤسسة التي من شأنها تحسين بيئة العمل من خلال:
- توفير البدائل؛ بمعنى أنه قد يحدث أي ظروف اجتماعية على أحد أعضاء الفريق لأي سبب من الأسباب منها العائلي ومنها الصحي والدراسي، فيجب على مدير المؤسسة توفير بديل في تلك الظروف حتى لا يتوقف العمل على فرد بعينه.
- الاهتمام بالإنتاج حيث أن نظام ساعات العمل المحددة ليس أفضل الطرق التي يمكن من خلالها زيادة الإنتاج حيث أن الكم هو المهم وليس الكيف لذا لا تهتم بالتوقيت الذي يتواجد به الموظف في عمله واهتم بقدر العمل المنجز.
- أوقات العمل التقليدية التي تلزم الموظف بالتواجد في وقت معين والرحيل في وقت معين تختلف عن طريقة العمل الحديثة التي تتبعها الدول المتقدمة في عملها، والتي تعطي مرونة وحرية بجانب الالتزام بالمهام والواجبات المطلوبة من الفريق.
خامسًا: تنظيم العمل
يتم من خلال تقسيم الأعمال والمهام وفق طرق وقوانين محددة تعرف كل فرد من الفريق ما هي الواجبات الملزم بها من خلال:
- تقسيم العمل والذي يتبع بتلك الطريقة التقسيم الفردي أو التقسيم الجماعي فالأولى تتبع مع الموظفين الجدد الذين ليس لديهم خبرة كافية للاعتياد على بيئة العمل.
- الطريقة الثانية وهي تقسيم العمل الجماعي تعتمد بين الفريق حيث يوجد لكل فرد منهم مهمة خاصة به يعرف كيف يديرها جيدًا ويوظفها ضمن أعضاء فريقه ويتم تعيين مشرف للتأكد من سير العمل.
سادسًا: الأمان الوظيفي
المقصود به هنا ليس المان المادي فقط أنما الأمان المعنوي أيضًا للفريق فالعامل النفسي أهم من العامل المادي فكثير من الشركات أو المؤسسات لا تعطي مبالغ عالية كمرتبات لكنها تعمل على نقاط أبرزها:
- توفير الأمان المعنوي من خلال مراعاة الاحتياجات الإنسانية وأن يعمل المدير على إشعار كل الموظفين بلا استثناء بالثقة في النفس؛ لتوقع أفضل أداء في العمل.
- الابتعاد عن تحميل الموظف مسؤوليات فوق طاقتهم وتقبل أخطائهم بشكل متفهم حتى لا يشعر بالخوف ارتكاب الخطأ أو الإفصاح عن مشكلاته ومن ثم توفير العوامل التي تجعل بيئة العمل مناسبة.
- إشباع الحاجات المادية منها التأمينات الصحية والإجازات المدفوعة الأجر والراتب المجزي على المجهود المبذول وتوفير شبكات الاتصال الجيدة في حال كان العمل يحتاج إليها.
اقرأ أيضًا: فن التعامل مع الزملاء في بيئة العمل
طرق تهيئة بيئة العمل المناسبة
1- توفير أماكن للراحة
لا بُد من توفير أماكن للراحة لتحقيق العوامل التي تجعل بيئة العمل مناسبة، والمقصود بتوفير أماكن الراحة أن يكون هناك مكان يستطيع من خلاله الموظف التفكير وتصفية الذهن أو احتساء القهوة.
2- توفير المزاج الجيد للعمل
هو الحد من العوامل الدخيلة التي يمكنها التأثير على بيئة العمل والعوامل الدخيلة هي الإضاءة الساطعة التي يمكنها أن تزعج الموظف والأصوات العالية أو جو متوتر في العمل.
3- اختيار الأثاث المريح
يجب مراعاة المدير أثناء اختيار الأثاث لمكتبه أو شركته أن يكون متناسق ومريح بالنسبة للموظف، حيث أن الموظف يجلس ساعات عمل طويلة أمام حاسوبه والجلسات الخاطئة؛ بسبب الأثاث غير المريح يعمل على التعب الجسدي والنفسي للموظفين.
4- المتابعة المستمرة
العمل وسط فريق كبير في المكاتب والشركات باختلاف ثقافتهم وعاداتهم اليومية قد يجعل من المكتب فوضى، لذا يجب أن يعمل كل فرد على إعادة المكان نظيف مثل ما كان عليه وتوفير خدمات من الإدارة في الصباح قبل جلوس الموظفين حتى لو 10 دقائق قبل موعدهم للعمل للنظافة العامة.
5- توفير مستلزمات العمل
- الكرسي: مهم جدًا في الشركات التي تعتمد على ساعات العمل الطويلة أمام الحاسوب لجلوس الموظف بتلقائية واسترخاء عليه، لذا يجب أن تكون مريحة ومدعمة بداعم الذراعين، وأن يكون الكرسي قابل للارتفاع حتى يناسب الأطوال المختلفة ومسند للظهر.
- المكتب: ليس عبارة عن وضع شاشة حاسوب وفارة على مكتب يجعل منه مثالي للموظف يجب أن يكون المكتب كبير قادر على استيعاب أدوات الموظف، ويحتوي على أدراج لمستلزماته الشخصية وأن يكون موضوع بشكل مناسب ومتباعد عن المكتب الآخر حتى يحظى بخصوصية.
- الحاسوب: هو مجموعة تتكون من الشاة والفارة ولوحة المفاتيح التي يستخدمها الموظف، لذا يجب أن تكون متطورة وحديثة وقادرة على أداء العمل بفاعلية لا أن تكون معوق.
اقرأ أيضًا: الذكاء العاطفي في العمل
أنواع بيئة العمل المناسبة
- البيئة الواقعية: تركز تلك البيئة على الحقائق التي توجد أمام الفريق وأمام مدير العمل من إمكانيات متاحة للعمل عليها وواقع مادي ونفسي أمام الفريق، بالإضافة إلى أنها تهتم بالعمل اليدوي؛ بمعنى أنها تستخدم المجهود البدني.
- بيئة التحقيق: تركز على إيجاد المشكلات والبدء في حلها بطريقة مبتكرة خيالية في بعض الأحيان، لكنها أفكار خارج الصندوق وتشجع تلك البيئة التنظيم والإبداع والاستقلال.
- البيئة الفنية: تركز على حرية التعبير والإبداع وإيجاد الجمال والتفرد في كل جزء من العمل؛ بمعنى التركيز على العمل بطريقة مستقلة بديهية غير تقليدية تتمتع بروح حرة لكنها تفتقد للهيكل والقواعد.
- بيئة العمل الاجتماعي: تركز على التوجيه والقدرة على فهم الفريق فيما يفكر والتحفيز على مساعدة الآخرين والتفاعل، والتواصل جزء أساسي بها بكل جوانبه اللفظية والشخصية.
- البيئة المغامرة: تركز على تحقيق الأهداف المالية والتنظيم ومهارات الإقناع والبيع للمنتج، بالإضافة إلى التنافس الذي ينشط من جو العمل والنجاح من خلال الانفتاح العقلي والثقة بالنفس.
- بيئة العمل التقليدية: تركز على التنظيم والمهام المنهجية والتعامل مع بيانات ومعلومات وأرقام محددة، لكن يعيبها الروتين والتقاليد والقواعد المحددة والإجراءات الصارمة.
اقرأ أيضًا: معدات الوقاية والسلامة الشخصية في بيئة العمل
أهمية تهيئة بيئة عمل مناسبة
- خلق بيئة صحية لمدير العمل وفريقه مليئة بالمشاعر المشجعة والمحفزة للموظفين للوصول إلى أفضل ما عندهم.
- تحقيق المهام الموكلة للفريق بدقة وأمانة وإبداعية ناتجة من بذل أقصى ما عندهم في العمل.
- تحسين حياة الموظف المادية والعمل على رفاهيته من خلال توفير بيئة إيجابية.
- تقليل التوتر النفسي والعصبي للفريق والمدير وتحسين الصحة العقلية مما يؤدي إلى انخفاض معدلات ترك العمل.
- زيادة الإنتاج وتحسين الأداء الوظيفي بشكل عام وتحسين أداء الموظف بشكل خاص.
- زيادة الإبداع والابتكار من خلال توفير الدعم النفسي والراحة في العمل مما يؤدي على أداء وظيفي أفضل.
- تشكيل الثقافة التنظيمية والتأثير على قيم الموظف وعاداته للأفضل وتغيير سلوكه الخاطئ.
- خلق ثقافة الاحترام بين المدير والفريق وتعزيز التعاون والتواصل الفعال الإيجابي وتقبل النقد.
- تعزيز الفخر والولاء والانتماء داخل الموظف لعمله في تلك المؤسسة والرضا التام عن العمل.
- توفير الأجواء المناسبة التي تدعم الصداقة وروح الفريق والصبر على الشدائد في العمل والوصول للنجاح.
- تحفيز الفريق على تقديم الأفكار المبتكرة البناءة التي يمكن لها أن تطور من سير العمل والمؤسسة.
- توفير مساحة للدردشة بين الفريق والمدير، مما يجعل عملية التواصل بين الطرفين واضحة وبها شفافية.
- توجيه الأفكار البناءة والتفكير الإبداعي والتفكير الشمولي، وكفاءة التواصل نحو زيادة الإنتاجية.
بيئة العمل هو أكبر من مجرد عدد ساعات يقضيها الموظف بين زملائه في العمل بل هي جزء من حياته اليومية، لذا جعلها أفضل يجعل من كفاءة فريق العمل أفضل.