التميز في خدمة العملاء
كيف يمكن التميز في خدمة العملاء؟ وما المهارات التي يجب توافرها في موظفي خدمة العملاء؟ حيث إن خدمة العملاء تعمل على توفير كافة احتياجات العميل وبسعر مناسب وليس ذلك فقط بل إن أكثر ما قد يجذب العميل في التعامل مع الشركة مرة أخرى هو أن المؤسسة قدمت له الخدمة بشكل يفوق توقعاته، لذا ومن خلال موقع صناع المال سوف نتعرف على التميز في خدمة العملاء بشكل أكثر تفصيلًا.
التميز في خدمة العملاء
تعتمد الخدمة المتميزة التي تقدم لمختلف العملاء على بعض الأسس والتي يتم من خلالها معرفة ما إذا كانت تلك الخدمة متفردة أم لا ومن ضمن هذه الأسس ما سوف نذكره في السطور القادمة:
- لابد من أن تتناسب مع متطلباته وبالتالي فإن ما يساهم في الحكم على الخدمة هو من يقوم بطلب الخدمة نفسه.
- نوعية الخدمة أيضًا من شأنها أن تحدد مدى تناسب الجودة التي قدمت بها الخدمة مقارنة بغيرها من الخدمات الأخرى.
- كلما كان الشخص القائم على تقديم الخدمة ذو مستوى تعليم عالي ليس ذلك فقط لديه بعض الأسس التي تؤهله للتعامل مع الجمهور بشكل لائق، هذا ما يحدد التميز في خدمة العملاء حيث إن هناك بعض الشركات التي تهتم كثيرًا باختيار الأشخاص الذين سوف يمثلونها أمام العامة.
- أحد الأساسيات التي لابد من مراعاتها عند التعامل مع العملاء هو تقديم المساعدة لهم بكل احترام وود مع مراعاة أنهم لديهم مسؤوليات لذا لابد من الحرص على عدم إضاعة وقتهم فيما لا يفيد حيث كلما حصل العميل على الخدمة من قبل ممثلي خدمة العملاء بشكل أسرع كلما ازداد عدد التعاملات مع تلك الشركة من قبل ذلك العميل.
- ما يجعل خدمة ما متميزة عن الأخرى هي مدى تناسبها مع التوقعات التي كان ينتظرها العميل من قبل هؤلاء الممثلين.
اقرأ أيضًا: أفضل استراتيجيات لتحسين برامج خدمة العملاء مجربة
مهارات موظفي خدمة العملاء
توجد بعض المهارات الرئيسية والتي تساهم بشكل كبير في التميز في خدمة العملاء، والتي من ضمنها ما سوف نذكره فيما يلي:
1- تقبل النقد
التعامل السليم مع النقد حيث إنها من ضمن المهارات الضرورية والتي لابد أن يدرك أن الشكاوى المقدمة لا تمسه شخصيًا بل تشير إلى الخدمة التي لم تلاقي استحسان العميل، كما أنه يجب أن ينظر في تلك الشكاوى من منظور آخر من أجل دراستها بشكل جيد لمعالجة أسبابها على الفور.
2- مهارة التواصل الجيد
يقصد به أسلوب الحوار الذي يسري بين الأطراف المتحاورة وهذه من المهارات التي لابد من أن تتوافر في موظفي خدمة العملاء، حيث إن هناك بعض الأفراد الذين يخلطون بين حياتهم الشخصية وبين الأسلوب الذي يتعاملون به مع العميل وهذا ليس دليل أبدًا على احترافية ذلك الموظف، فإن كل ما يحتاجه العميل هو تنفيذ الخدمة له بشكل مرضي له.
3- مهارة الصبر
أغلب المشاكل التي تواجه العملاء قد لا تحتاج سوى القليل من الصبر من قبل الموظف وذلك لأن غالبية العملاء ليسوا على قدر متساوي بالوعي، فبعض العملاء قد يستغرق منهم فهم بعض التعليمات بعض الوقت على عكس البعض الآخر، ويكمن التميز في خدمة العملاء في الكيفية التي يتعامل بها الموظف مع العميل.
4- الاستماع الجيد
من ضمن المهارات التي لابد وأن تتوافر بموظفي خدمة العملاء حيث إن الإصغاء بشكل جيد يعطي للعميل الشعور بمدى أهميته هذا ما يجعله يفضل التعامل مع أحد الشركات دونًا عن الأخرى، حيث إنه من خلال تقييم العميل لتلك المهارة يتم تحديد إذا ما كانت الخدمة المقدمة له مميزة أم لا.
فعلى سبيل المثال عندما يقوم أحد العملاء بالتوجه بأحد الشكاوى لابد أن يكون لديه قدرة على التحكم بالنفس في التصرف بشكل دفاعي، في حين أن الاستماع للعميل إلى أن يقوم بإنهاء حديثه حتى النهاية قد يكون أحد عوامل التخلص من تلك المشكلة لأن العميل حينما يشعر بأهميته فإن ذلك يساهم في القضاء على غضبه بشكل كبير ومن ثم محاولة مساعدته بشتى الطرق.
فإذا كان الخطأ نابع من المؤسسة التي يعمل بها الموظف فإنه يجب عليه أن يدرك ذلك ويقدم اعتذاره للعميل، أما في حالة لم يكن الأمر كذلك فإن عليه التعامل بحكمة ومحاولة الوصول مع العميل إلى حل له.
5- مهارة إدارة الوقت
تعد من أكثر المهارات أهمية على الإطلاق لأن هناك بعض الشركات قد لا تهتم لما يريده العميل بالإضافة إلى أن هناك بعض الموظفين يتطلب منهم تأديتهم للخدمة وقت طويل قد يسبب ضجر العميل وربما قد ينفعل، ولذلك لابد من ألا يتم التعامل مع وقت العميل أنه متاح وتقدير ذلك لأنه من شأنه أن يؤثر في تقييم العميل بشكل كبير.
كلما كان الموظف مدرك لأهمية الوقت في ذلك المجال كلما ساعده ذلك على إدراك مدى أهمية التركيز، من أجل إنجاز أكبر قدر من الأعمال في وقت وجيز وبجودة عالية تكون متناسبة مع توقعات العميل بشكل كبير.
اقرأ أيضًا: أين أجد رقم شي إن للتواصل مع خدمة العملاء
6- الثبات الانفعالي وإدارة الأزمات
لابد أن يكون الموظف مهيئ للتعامل مع كافة الظروف التي تواجهه خلال فترة عمله وبالتالي فإن الثبات الانفعالي لأحد الموظفين هو ما يحدد التميز في خدمة العملاء، وذلك نظرًا لأن الأمور لا تسري كما هو مخطط لها بالضبط بل قد تواجهه بعض العقبات، لذلك لابد من أن يكون على دراية كاملة بكيفية إدارة تلك الأزمات حتى لا يتسبب بتعطيل العمل أو ربما الإضرار بالمؤسسة التي يعمل بها.
أما في حالة كانت المشكلة التي تواجه الموظف لم يسبق أن مر بها ولا يستطيع أن يتعامل معها نهائيًا فإنه لابد من اللجوء في تلك الحالة لمن هو أعلى منه في الرتبة من أجل إيجاد حل لذلك الأمر.
7- رضا العميل وإقناعه
يعتمد إقناع العميل بأمر ما على الموظف حيث إن تلك المهارة من شأنها أن تؤثر بشكل إيجابي في المسيرة المهنية للموظف والمؤسسة التابع لها، كما أننا نجد أن رضا العميل وإقناعه أمران مرتبطان ببعضهم البعض وذلك لأنه ليس الهدف من الإقناع تحقيق مكاسب شخصية ألا يكون على حساب العميل وهذه من المهارات المتطلبة.
8- مهارة التمييز بين الأنماط الشخصية
لابد أن يستطيع الموظف التمييز بين العملاء حيث في بعض الحالات قد لا يكون التواصل بين الموظف والعميل عبر الهاتف وقد لا تسنح الفرصة للحوار فيما بينهما وجهًا لوجه، وتعتبر تلك المهارة هي من أهم المهارات حيث إنها تحدد إتمام الخدمة له من عدمها، ففي بعض الحالات قد يتسبب التعامل الخاطئ مع العملاء إلى فقدان العميل وهذا يؤثر بشكل كبير على التميز في خدمة العملاء.
عناصر خدمة العملاء
يمكن الإشارة إلى أن عناصر خدمة العملاء مرتبطة بثلاثة جوانب والمتمثلين في العنصر المادي والمعنوي والصورة الذهنية، كما يلي:
- تمثل الخدمة التي يتم تقديمها للعميل في العنصر المادي.
- الطريقة التي يتعامل بها الموظف مع العميل من حيث الاهتمام الذي يلاقيه والإنصات تمثل العنصر المعنوي الذي من شأنه أن يساهم في نجاح العمل من فشله.
- أما عن العنصر الثالث والمتمثل في الصورة الذهنية فهي تحقيق الخدمة بالشكل المطلوب الذي يتناسب مع معايير ورغبة العميل وهذا ما قد يتسبب في ترك انطباع جيد أو سيء داخل ذهن العميل مما يدفعه إما للإشادة بالخدمة أو لا.
متطلبات العميل
يتلخص ما يريده العميل من موظفي خدمة العملاء هو أن يلبوا له احتياجاته وفي أسرع وقت، وأن يكون هناك مصداقية بين العميل والموظف بحيث لا يجب أن يعد العميل بما يعلم أنه لا يستطيع أن يقدمه له، بالإضافة إلى أن لغة الحوار يجب أن تتناسب مع المستوى العقلي للعميل من أجل تحقيق الخدمة بشكل متميز.
يعد من الأمور التي يرغب بها العميل ألا يشعر بالحيرة عقب تلقيه الخدمة بحيث لا يستطيع تقييم أداء الموظف فإن أكثر ما يشعر العميل بالضيق هو عدم قدرة الموظف على التوفيق بين ما يريد وبين ما قام بتقديمه له، وفي تلك لا يكون العميل راضي عن ذلك التعامل، ولكن هناك بعض الأمور التي يجب الحذر منها عند التعامل مع العميل والتي من ضمنها ما يلي:
- لابد من الحذر أثناء التعامل مع العميل حيث كلما كان الحديث الذي يجمعه مع العميل طويل كلما كان ذلك ذو أثر سلبي لأنه قد يستغل ذلك لصالحه، فكل ما يرغب فيه العميل هو تنفيذ ما يريد دون إطالة في الحديث الذي لا داعي له.
- يجب التأكد من أن العميل على علم بكافة التعليمات الأساسية قبل البدء بالحديث عن الإجراءات التي سوف يتم اتخاذها من أجل حل المشكلة التي تواجه العميل.
- أحد الأمور التي يجب على الموظف توخي الحذر منها هو ألا يقوم بإطلاق بعض النكات التي لا داعي لها لأن ذلك قد يثير غضب العميل.
اقرأ أيضًا: رقم هاتف البنك العربي خدمة العملاء
أهمية التعرف على العميل
تؤثر معرفة العميل على مقدار التمييز وفي تحديد شكل الخدمة التي سوف يتم تقديمها له وفق احتياجات كل فئة عن الأخرى، كما أن التعرف على العميل يساهم بشكل كبير في تحديد الطريقة التي سوف يتم التعامل من خلالها معه لتجنب حدوث أي مشادات كلامية أو سوء تفاهم فيما بينه وبين الموظف.
يقوم التميز في خدمة العملاء على العديد من العوامل التي يجب على الموظف أن يتأكد من توافرها وهذا من أجل تقديم خدمة ذات جودة جيدة تسر العميل.