مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية
ما مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية؟ وما المهارات التي توفرها؟ حيث تعتبر الإدارة الإلكترونية من ضمن التقنيات الحديثة التي تهدف إلى تغيير شكل الإدارة التقليدية، تعتمد على استخدام بعض التطبيقات وأجهزة الكمبيوتر، وتهدف إلى إلغاء المعاملات الورقية التقليدية، هذا النوع من الإدارة يسهل على العملاء والموظفين طريقة التواصل، لذلك يجب معرفة كافة مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية، وهذا ما سنعرفه في هذا الموضوع، من خلال موقع صناع المال.
مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية
تعتبر الإدارة الإلكترونية من أحدث التقنيات الموجودة والتي تساعد على حل جميع مشاكل العملاء، عن طريق إعطاء بعض المهام للموظفين القائمين على العمل في هذه الإدارة، وسوف نعرف أهم مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية كلًا منهم على حدة.
1- مميزات الإدارة الإلكترونية
تكمن أهم مميزات الإدارة الإلكترونية في الآتي:
- التخلص من الفساد الذي يحدث في الإدارات التقليدية، تُعد من أهم الأشياء التي تقدمها الإدارة الإلكترونية، لانتشار البيروقراطية في الإدارات الأخرى.
- يُمكن للإدارة الإلكترونية أن تقدم جميع الخدمات لدى العملاء بأقل جهد ممكن وأقل تكلفة ممكنة.
- تسمح الإدارة الإلكترونية للمديرين القائمين عليها أن يعملوا بشكل أفضل، لاتباعهم جميع الأساليب المتاحة لأداء العمل، بالإضافة إلى أنها تساعده على التركيز على مهام العمل فقط على عكس المعاملات الورقية المملة.
- من أفضل المميزات لدى الإدارات الإلكترونية أنها كثيرة الدقة فمن النادر أن يحدث فيها خطأ، كما أنها فائقة السرعة في تخزين البيانات.
- تستطيع الإدارة الإلكترونية أن ترسل النتائج المطلوبة في أقل وقت ممكن.
- استطاعت الإدارة الإلكترونية أن تظهر الشفافية في أداء العمل، وطريقة التعامل مع العملاء وخصوصًا عملاء الخدمات التعليمية.
- يُمكن للإدارة الإلكترونية أن تلبي كافة الرغبات والاحتياجات للعملاء، بطريقة تلبي احتياجات العميل لأقصى درجة.
- يُمكن معرفة وصول السلع أو غيرها للمستفيد دون التوجه إلى المؤسسة الإلكترونية.
- الإدارة الإلكترونية تمكن من القضاء على التكدس الذي كان يحدث في المنظمات التقليدية، لأن يمكن للعميل أن يحصل على كافة الخدمات التي يريدها من خلال جهاز الكمبيوتر.
اقرأ أيضًا: ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية وعيوبها
2- عيوب الإدارة الإلكترونية
يعتقد الكثير من الناس أن استخدام الإدارة الإلكترونية لا يوجد له سلبيات وأضرار، والجدير بالذكر أنه برغم كثرة الفوائد لدى الإدارة الإلكترونية، إلا أنها تعاني من العديد من السلبيات، وتتمثل في الآتي:
- ارتفاع معدل البطالة من أكبر الأسباب التي تتسبب فيها الإدارات الإلكترونية، فبالرغم من أن الإدارة الإلكترونية توفر العديد من فرص العمل إلا أنه في حالة استبعادهم من وظائفهم يكونوا غير مؤهلين لأي عمل آخر.
- يتطلب للعمل في الإدارة الإلكترونية أن يكونوا العاملين بها مؤهلين فقط، مما يزيد من بطالة الغير مؤهلين، على عكس الإدارات العادية التي تتيح فرص عمل لكافة المستويات.
- من الممكن أن تعاني الإدارة الإلكترونية من الاختراق عن طريق الهاكر، وبالتالي من الممكن أن يقوم بحذف بعض ملفات العملاء الهامة بالإضافة إلى أنه يمكنه إتلاف الأجهزة، مما يسبب مشكلة لدى الإدارة في استرجاع بيانات العملاء.
- تتعرض الإدارات الإلكترونية إلى التجسس من قِبل الكثير من الأشخاص، بغض النظر عن مدى خصوصية وسرية هذه المعلومات بالنسبة للعميل.
- القراصنة هم أشخاص يحاولون اختراق الإدارات الإلكترونية بكافة الطرق الغير قانونية.
- تعاني الإدارات الإلكترونية من وجود شلل في الوظائف، وبالتالي يؤدي إلى تعطيل بعض الخدمات.
- كما أن الإدارة الإلكترونية تعاني من ضعف عملية التواصل بين العميل والموظف، على عكس التواصل الذي يحدث في الإدارات التقليدية التي تتيح للعملاء التواصل بشكل مباشر.
- الاستخدام المستمر للشبكات يؤدي إلى حدوث حالة من الانعزال والانطواء لدى العميل والموظف، مما يؤدي إلى حدوث ضعف في التوافق الاجتماعي والنفسي لديهم.
- من المهم أن تتواصل أماكن التفتيش مع الإدارات لمنع التلاعب، ولكن الإدارات الإلكترونية تقضي على هذا التواصل مما يتسبب في حدوث الكثير من التلاعب في الإدارة.
مفهوم الإدارة الإلكترونية
الإدارة الإلكترونية تعتبر من أحدث الأساليب المستخدمة، حيث إن فكرتها الأساسية قائمة على تحويل العمل الإداري من المنظومة اليدوية التقليدية التي كانت تعتمد على العامل البشري إلى منظومة أخرى إلكترونية أكثر دقة وسرعة، تعتمد في عملها على الأجهزة والبرمجيات، مما جعل الكثير من المؤسسات التعليمية والحكومية إلى تجربتها.
لأنها تتميز بسرعة اتخاذ القرارات، بالإضافة إلى تقليل التكاليف مقارنة بالإدارة التقليدية، وتتميز أيضًا بتوفر كم هائل من المعلومات بها في جميع التخصصات المختلفة.
اقرأ أيضًا: كيفية حساب الربح في التجارة
مهارات الإدارة الإلكترونية
بعد التطرق إلى معرفة مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية، نذكر المهارات المتطلبة، حيث تمتلك الإدارة الإلكترونية العديد من المهارات التي تميزها، ولكي تتمكن من المشاركة في العمل الإداري الإلكتروني يجب معرفة مهارات الإدارة الإلكترونية، والتي تتمثل في الآتي:
- الإدارة الإلكترونية لها القدرة على نقل الملفات الإلكترونية واستلامها وإرسالها.
- تتيح الإدارة الإلكترونية إمكانية استخدام المشاركة في البريد الإلكتروني.
- لها القدرة على استخدام التطبيقات المختلفة التي يمتلكها الحاسب، من أمثلتها الوسائط المتعددة، وقواعد البيانات، ومعالجة النصوص، وبرامج الرسم.
- كما أن الإدارة الإلكترونية تستطيع أن توفر برامج المحادثات عبر الإنترنت، وهذه البرامج تمكنك من التواصل مع أشخاص آخرين عبر شبكات التواصل الاجتماعي.
- يمكن للإدارة الإلكترونية أن تستخدم محركات البحث المختلفة.
- كما أنها توفر القدرة على كافة أعمال الصيانة والتركيب لأجهزة الكمبيوتر المختلفة بالإضافة إلى صيانة ملحقتها.
- له القدرة على استخدام الكاميرا الرقمية بالإضافة إلى استخدام المساحات الضوئية.
عناصر الإدارة الإلكترونية
تتكون الإدارة الإلكترونية من عدة عناصر من 3 عناصر أساسية تتمثل في الآتي:
- الأجهزة الإلكترونية: تعتبر من أساسيات عناصر الإدارة الإلكترونية، وتشمل الأجهزة الإلكترونية كلًا من أنظمة التشغيل، والمكونات المادية للكمبيوتر، بالإضافة إلى كافة الملحقات.
- صانعة المعرفة: تمثل العنصر الثاني من عناصر الإدارة، ودورها عبارة عن محاولة نمو نوع من الثقافة الجديدة في الإدارة الإلكترونية.
- أدوات البرمجة: هي العنصر الثالث للإدارة الإلكترونية وتتمثل في برامج إدارة المشروعات، وقواعد البيانات، والبرامج الخاصة بالبريد.
مواجهة سلبيات الإدارة الإلكترونية
بعد أن عرفنا مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية، يجب أن تعرف كيفية التغلب على السلبيات التي قد تواجهك أثناء التعامل مع هذه الإدارة من خلال ما يلي:
- يجب استخدام نظام فعال وآمن لكي تضمن الخصوصية لمعلوماتك.
- عليك اختيار الأنظمة السهلة، أو الأنظمة القائمة على النظم المفتوحة، لكي تضمن تطوير مستمر وفعال للبرامج.
- يجب أن يعرف العاملين مميزات الإدارة الإلكترونية، بالإضافة إلى معرفة النتائج التي حققتها وذلك لكي تدعم متطلبات العمل.
- يجب على الإدارة تدريب العاملين جيدًا لكي تكون مستوى الإدارة مرتفعة، للتأقلم على متطلبات العمل.
اقرأ أيضًا: مزايا وعيوب التجارة الإلكترونية
تحويل الإدارة من يدوية إلى إلكترونية
يمكنك أن تقوم بتحويل المنظومة اليدوية التقليدية إلى منظومة إلكترونية ذكية، ويتم ذلك من خلال ثلاث مراحل هامة، تتمثل في الآتي:
- يجب عليك نقل كافة البيانات المكتوبة ورقيًا إلى أجهزة الكمبيوتر.
- بعد ذلك تقوم بجمع تلك البيانات من أجهزة الكمبيوتر ووضعها كشبكة ضخمة من المعلومات المختلفة، والتي تتيح للإدارات تبادل البيانات والمعلومات.
- في النهاية يجب أن تحول كافة التعاملات الورقية القديمة إلى تعاملات إلكترونية سهلة الاطلاع عليه، وسريعة في تنفيذها، بالإضافة إلى الانخفاض الكبير في تكلفتها.
بالرغم من أن الإدارة الإلكترونية تمتلك بعض العيوب ولكن تظل الإدارة الإلكترونية أفضل من حيث التقنية من الإدارة التقليدية.